Använd timer och pomodorotekniken för att sluta skjuta upp jobb

unsplash-logoDebby Hudson

På mitt förra jobb brukade jag och en kollega skämtsamt tävla om vem av oss som var kungen av prokrastinering, alltså att skjuta på jobb in i det sista. En av mina mindre bra sidor är att jag drar mig för att komma igång med stora projekt. Ni vet det där med att hur äter man upp en hel elefant? Jo, en tugga i taget. Det där kan jag ha lite svårt för, min hjärna springer vidare och vill lösa hela problemet på en gång och när det inte går så känns allt bara så jobbigt.

Sluta prokrastinera och ta kontroll över tiden

Lyckligtvis så vet jag ju om min dåliga vana att prokrastinera, så jag ser till att jobba på den. Mitt bästa verktyg just nu är timern. När jag kommer till jobbet på morgonen, det vill säga när jag kommer hem igen efter att ha lämnat barnen på förskola och skola, så brukar jag bestämma vad som är viktigast att jag får gjort under dagen. Sedan sätter jag igång timern på 30 minuter och jobbar med just den uppgiften tills klockan ringer. Det är precis lagom tid för att komma igång och få något gjort, samtidigt är det tillräckligt kort för att kunna koppla bort allt annat. Inget är så akut så att jag måste svara eller kolla upp, eller fixa under just dessa 30 minuter. Vad det än är som dyker upp i hjärnan så kan det vänta tills timern ringer.

Tekniken hjälper mig också att bli bättre på att förstå hur lång tid ett jobb tar. I mitt jobb tar research mycket tid, om jag ska skriva en text eller hålla en föreläsning eller en workshop så behöver jag helt enkelt lägga tid på att surfa runt och leta information. Det är inte alltid det leder till något nedskrivet, något som jag kan ta på eller visa upp, men det är ändå viktigt för att komma vidare. Timern blir ett sätt för mig själv att greppa att nu har jag lagt 30 minuter på den här uppgiften, jag har jobbat på den även om jag ännu inte har något fysiskt resultat.

Flylady och Pomodorotekniken

Jag började med vanan att använda timer för att få städning gjord hemma. Jag var mammaledig, dagarna gick i varandra och jag upplevde att jag aldrig fick något gjort. Eller kanske snarare att jag gjorde saker hela tiden men aldrig blev klar. Att då sätta timern och sedan unna mig en belöning när jag hade städat i en kvart, en halvtimme eller bara fem minuter om det var vad jag hade över, gjorde att jag bevisade för mig själv att jag faktiskt hade klarat av en uppgift.

Då var det Flylady, en amerikansk städguru som var populär i det mammaforum där jag hängde som inspirerade mig att komma igång med timer. När jag insett hur väl det fungerade så var det lätt att ta med sig verktyget in i arbetslivet också. Senare har jag lärt mig att detta arbetssätt är i princip det som kallas Pomodorotekniken.

Pomodoro betyder tomat på italienska och det kommer av att Francesco Cirillo, som utvecklade tekniken på 1980-talet, använde en timer eller typ äggklocka som var formad som en tomat. I Pomodorotekniken jobbar man vanligen i 25 minuters intervaller. Det finns sex principer i originalmetoden:

  1. Bestäm en uppgift som ska göras
  2. Sätt din timer på 25 minuter
  3. Arbeta med uppgiften
  4. När timern ringer, avsluta ditt jobb och sätt en markering på en papperslapp
  5. Om du har färre en fyra markeringar på din papperslapp, ta en kort paus på några minuter, gå till steg 2
  6. Efter fyra ”pomodoros”, ta en längre rast på 15-30 minuter, börja om markeringarna på 0 och starta om från punkt 1.

Paus för att må bra

Ibland kommer jag in i ett flow och fortsätter att jobba när timern ringer. Det kan vara helt okej, beroende på vad det är jag gör. Men om det känns tungt så är det också helt okej att byta och göra något helt annat, då vet jag att jag har i alla fall kommit igång och förhoppningsvis kommer det att gå lättare nästa gång.

Om jag vet att jag måste sitta till exempel en hel förmiddag med en text så bryter jag upp den i 30 minuters pass med en liten paus mellan varje pass. Då tar jag en kopp kaffe eller dricker lite vatten, kanske tar ett litet mellanmål och jag ser alltid till att röra på mig och att fästa blicken långt borta. Våra ögon är inte gjorda för att under en lång period vara fästa på skärmen, de behöver växla till att se långt bort. Vi är heller inte gjorda för att sitta stilla under långa perioder, kroppen behöver få komma upp och röra på sig.

Hjärnan behöver också få sin paus och den tar jag genom att helt kort utöva mindfullness. Det låter kanske mer avancerat än det är. Jag stannar bara upp och känner efter. Det kan till exempel vara att om jag tar en kopp kaffe så fokuserar jag på smaken i kaffet, jag kanske går ut barfota på altanen och känner efter hur trätrallen känns under mina fötter, följer en fågel som flyger över himlen eller lägger mig på soffan och bara blundar en stund. Låter hjärnan vila från skärmen och flödet av information.

unsplash-logoRay Hennessy

Starta företagsblogg

Har du funderat på att starta en företagsblogg? Om inte, gör det nu! En blogg på hemsidan fyller flera viktiga funktioner:

  • Skapar en relation till dina kunder
  • Bygger upp din auktoritet
  • Ger Google fler chanser att hitta in till din sida

För att komma igång med bloggen kan du starta med journalistens gyllene frågor; vem, vad, när, hur och varför?

 

 

 

 Starta egen företagsblogg

Varför – hitta ditt syfte

 Vi börjar med varför – varför ska du lägga tid och kraft på att blogga? Jag svarade allmänt på den frågan här ovan, det är helt enkelt smart på många sätt att ha en företagsblogg, men nu handlar det om att hitta ett existensberättingande för just din blogg. Att du vill låta smart och öka din försäljning kommer inte att få människor att börja läsa dina inlägg. Istället behöver du fråga dig vilket problem du kan lösa. Jag tar den här bloggen som exempel:

  • Problem: Många företagare sköter själva sin marknadsföring, de behöver lära sig mer och de behöver hänga med i trender, men de har begränsat med tid och kanske även intresse.
  • Lösning: De söker kunskap på Internet och hittar den här bloggen som handlar om marknadsföring och kommunikation och ger tips och handledning som företagaren kan använda sig av.

Kom ihåg att du måste erbjuda något som är värdefullt för din läsare, de kommer inte till bloggen för din skull, de är där för att få något. Det kan vara kunskap, tidsfördriv, tidsbesparing, nöje, inspiration eller något annat.

Att skriva blogg professionellt är hårt jobb, du måste få till inlägg även dagar då du inte alls har inspiration. Därför är det viktigt att också sätta upp sitt personliga varför, vad är det som driver dig att fortsätta skriva?

För mig handlar det om att jag vill dela med mig av kunskap, hjälpa och inspirera andra människor. Om jag inte får ut min kunskap så ruttnar den bort inne i min hjärna till ingen nytta, så de dagar jag själv börjar ifrågasätta varför jag ska skriva här så tänker jag på alla hundratals högskolepoäng jag har tagit, hur mycket skattepengar det har kostat och inser att jag är banne mig skyldig att dela med mig 😉

 

Vem – bloggens målgrupp

Så, vem ska du skriva för? Det enkla svaret är att de som har det där problemet, som du kunde lösa under rubriken ”Varför”, de är din målgrupp. Ett företag har ofta flera målgrupper, men fokusera på den primära. Vilken är din bästa kundgrupp? Eller vilka vill du ska bli din bästa kundgrupp? Det är dem du skriver för.

Det kan hjälpa att sätta upp personas, det vill säga att hitta på en person som man skriver för. Antingen så hittar man verkligen på en person, kanske klipper ut en bild, döper personen, hittar på ett yrke, en familj, vilken bil personen kör, favoritgodis, vad hen läser och tittar på och så vidare. Allt utifrån hur man tänker sig sin bästa kund (har man riktiga data att utgå ifrån så använder man förstås den). Eller, så utgår man från en person som man faktiskt känner, kanske en kund som man redan jobbar med.

 Visst är det lättare att prata (=skriva) till en person som du ser framför dig än att försöka formulera dig för hela världen på en gång?

 

 Hur – bloggens format och tonalitet

Vaddå hur, jag ska väl skriva blogginlägg tänker du. Så är det ju, men tänk gärna till lite hur dessa ska skrivas, eller kanske snarare hur ska de utformas? Ska det vara flera personer som skriver i bloggen? Och i så fall, är det flera anställda på företaget som ska skriva, eller är det samarbetspartners, kunder, gästskribenter, eller ska ni köpa in en skribent som får hjälpa er? Fundera också på i vilket format ni ska skriva och blanda gärna. Några förslag kan vara:

  • Tips på hur din produkt/tjänst kan användas
  • Fokus på inspirerande bilder
  • Guider (så jämför du värmepumpar, tre steg till en enklare vardag, börja odla i pallkragar osv)
  • Inblickar i vardagen på ert företag
  • Personporträtt av anställda, partners eller kunder

Fundera också på vilken ton du vill ha i bloggen. Ska ni använda fackspråk eller prata som folk? Det ger helt olika intryck, men glöm inte bort att stämma av vilka sökord som fungerar bäst på Google så att ni får in så många intresserade besökare som möjligt. Återigen, gå tillbaka till ditt varför och fundera på vad syftet är.

 

När – avsätt tid och bestäm periodicitet

 Det tar tid att skriva blogg. Visst händer det att man får feeling och klämmer ur sig en bra text på en kvart, men det skulle jag inte säga hör till vanligheterna. Att skriva och redigera ett blogginlägg tar ofta från en timme uppemot en arbetsdag. Därför är det viktigt att du planerar in när detta ska ske, och även hur ofta, annars är det lätt att det blir något som du tänker att ”det där fixar jag när jag får tid över” (och ärligt talat, hur ofta får du tid över?). När jag skriver det här går vi snart in i början av april och jag har satt som mål att jag ska skriva minst 30 och helst 50 blogginlägg innan året är slut. Det känns rimligt med tanke på att jag också skriver för kunder och har andra uppdrag som ska hinnas med.

När det gäller företagsbloggar går kvalitet för kvantitet. Du är här för att visa upp din kunskap och expertis och då är det bättre att få upp ett genomarbetat inlägg i veckan (eller månaden) än att pumpa ut innehåll varje dag. De korta, snabba inläggen passar bättre på Facebook, Instagram eller LinkedIn.

Ett tips från coachen är att batch-jobba, det vill säga bestäm dig för att du ska producera 5-10 inlägg under kanske två dagar, antal och tid måste förstås anpassas efter dina förutsättningar. Under den avsatta tiden gör du ingenting annat än att jobba med bloggen. Går det trögt och du behöver en paus så börjar du inte läsa mail, surfa eller kolla sociala medier, du tar en promenad, en kopp kaffe eller öppnar fönstret och andas en stund. Kanske ska du sitta på en annan plats än du brukar när du gör den här uppgiften, för att inte lockas att smygjobba med dina andra uppgifter. När du är klar har du ett antal inlägg sparade och kan antingen tidsinställa publicering, eller bara låta dem ligga som utkast tills det passar att publicera. Får du en bra idé och vill spontant skriva ihop ett inlägg så är det förstås utmärkt, men det är också skönt att ha några färdiga inlägg på lut för perioder när du inte hinner blogga men ändå vill få ut något.

Tänk också på att utnyttja tiden för publiceringen så att du får ut så stor effekt som möjligt. En redovisningskonsult bloggar om hur du bokför bullar till personalen i samband med kanelbullens dag, terapeuten skriver om hur du undviker gräl med din partner när det är semestertid och så vidare.

 

Vad – bloggens innehåll

 Nu är det bara det roliga kvar, eller kanske det svåraste? Vad ska du skriva om? Återigen, gå tillbaka till ditt varför och fundera på vilket sätt du kan hjälpa dina läsare. Välj ut två till fyra huvudteman som du ska skriva om och kör en brainstorm – kasta ur dig idéer på vad du skulle kunna skriva om. Är ni flera på företaget så kan ni börja med att göra det individuellt och sedan sätta er tillsammans och jobba vidare på idéerna.

 Jag använder appen Trello för att planera mitt jobb och där har jag en tavla för bloggen, med olika kategorier, så fort jag får en idé så skriver jag in den där. Det går lika bra att använda till exempel anteckningar på telefonen, bara man tar för vana att så fort man får en idé på vad man kan skriva om så skriver man ner det.

Trello publiceringskalender

Ett litet utdrag från min publiceringskalender i Trello. En del är bara idéer som jag har slängt ur mig, en del har jag gjort lite mer ingående noteringar. Senare kommer jag att lägga in publiceringsdatum här också. Inför att jag ska batch-jobba med bloggen så väljer jag ut ett antal inlägg och sätter en etikett på dem så att jag snabbt ser vilka som ska jobbas igenom första.

Done is better than perfect

 Avslutningsvis vill jag bara säga att egentligen så är det bara att köra igång! Se allt som jag har skrivit som tips på vägen, inga regler för hur man måste göra. Du kommer att lära dig vad som fungerar när du väl har kommit igång.

Det första inlägget kommer att vara det läskigaste att publicera. Så är det alltid när man gör något nytt. Då har man ju bara en enda text att bli bedömd på, men snart är inlägget bara ett av många och om inte just detta blev perfekt så spelar det inte så stor roll. Lycka till, och kommentera gärna med en länk till din företagsblogg – ny eller gammal, så kan vi inspirera varandra 🙂

Elin Stenman

Elin Stenman

Marknadskommunikatör